Чувствате се претоварени? Ако сте, а след това без да искате да добавите към вашите притеснения, не забравяйте, че това е порочен кръг. Според проучването на Великобритания за най-здравословно работно място, високият стрес и липсата на физическа активност са причина индустриите да губят до 27 дни производствено време на служител всяка година. Моделът е познат на всеки червенокръвен готвач: натрупване на срещи означава, че няма време за фитнес залата и планирано вечерно хранене се превръща в миролюбива последна минута от Deliveroo. Проблемът? Животът с високо съдържание на въглехидрати и липсата на физически упражнения правят Джак непродуктивно момче - и след още един ден на бавен имейл-маниак и разтърсваща душата отлагания, проблемът е по-лош, а не по-добър. Време е да го оправим.
Въведете Греъм Алкот, бивш главен изпълнителен директор и самопровъзгласила се "нинджа за производителност". "Аз не съм един от тези естествено организирани хора", казва Allcott. "Моят естествен стил на работа е точно обратното: наперен, основан на идеи, по-удобен на стратегическо ниво от" правилото ", алергичен към детайл и нереалистичен за това, което е постижимо в даден период от време. Всички тези характеристики са по свой собствен начин сред моите силни страни и ме направиха успешни в нещата, които съм направил."
Докато Allcott казва, че играе на тези силни страни, той също ги признава "като осакатяващи слабости, които са. Промяната на собствените ми лоши навици и разработването на силни и положителни нови ми даде способността да помагам на другите да направят същото. "Чрез смяна на управлението на времето за управление на вниманието, безмилостна работа с имейл и прекратяване на информационното претоварване, Allcott обещава, работата е свършена и разполагате с време за готвене на партиди, натискане на пейка и случайно натрупване на Netflix - и ще се почувствате по-добре сутрин. Вашият добродетелен кръг започва тук.
Премахване на стреса
Стресът е неизбежен - чувствителният химичен отговор на тялото ви към трудни и опасни ситуации. Вашият проблем: механизмите, които са се развили, за да ви защитят от саблезъбните тигри, не са имали време да се изравнят с незабавни съобщения и винаги с iPhone, а постоянният приток на миниатюрни стресори е убиец на производителността. "Каквото и да работим, нивото на адреналина може да ни накара да направим невъзможното възможно", казва Allcott. "Но когато пресечем линията от здравословен адреналин в нездравословен, стресиран и нещастен, ние се движим от мотивация и инерция към задушаване." Разберете, когато това се случва и вие ще можете да го коригирате.
Идентифицирайте вашите задействания
Различни хора се справят добре (и зле) с различни ситуации. "Три типични за повечето хора области на стреса са паника за претоварване с работа, липса на яснота за това какво да се прави и вземане на трудни решения", казва Allcott. Вземете пет минути, за да оцените от 1-5 колко тревожно е всяко от тях и ще знаете къде да съсредоточите усилията си.
Погледни малко
Лесно е да мислите, че всички останали се движат по-бързо от вас и постигат повече, особено ако обръщате внимание на техните социални медийни емисии. Помислете за лицето, което представяте на света, в сравнение с негативните чувства, които може да имате, и не забравяйте, че други хора правят същото.
Обърнете внимание на тези задействания
Сега използвайте списъка си: каква е първата стъпка към справяне със стресорите, които току-що сте забелязали? Ако неясността за целите е проблем, например, работим за изясняването му - независимо дали това означава да седим насаме или да насрочим среща, за да го подредим с колега. Ако това е претоварване, направете списък с различните си задачи и решете каква е най-продуктивната стъпка, която можете да предприемете за всеки един от тях в момента.
Възприемайте конфликта (когато трябва)
Никой не обича конфликта освен социопатите, но понякога е необходимо. Опростяването на конфликтите е ключов стресьор. Ако можеш да адресираш някого сега, го направи. Спокойно и уважение, разбира се.
Дръж го игриво
Стремете се към състояние на игрив и продуктивен импулс, където сте позитивни, спокойни и контролирани. Запомнете: единственото нещо, което е различно тук, е да се почувствате стреснати, застояли и изтръпнали, това, което се случва в ума ви.
ПРЕПОРЪЧИТЕЛНО: Как да се справяме със стреса по време на работа
Организирайте се
Ако бюрото ви представлява купчина хартия и работния ви плот на компютъра, изглежда като виелица, е време да се отдръпнете. "Подобно на много хора, използвам по-малко и по-малко хартиени референтни системи в тези дни и бих искал да стигна до точка, където наистина бях без хартия - но има моменти, когато ще се извършва само подаване на хартия", казва Allcott. "Идеята за постигане на безхартиен офис ми изглежда като неподходяща цел да се стремя. Просто започнете с "много по-малко хартия". "Ето как е направено.
Бъдете безмилостни
Изхвърлете или рециклирате всяка хартия, съдържаща материал, който е лесно достъпен в мрежата, включително архивирани вестници или списания. Подчертайте спомени и неща, за които е вероятно да се нуждаете от физически копия - сертификати, например, и доказателства за адреса.
Направете "добър идеен парк"
Това е вашето дъмпингово място за неща, които можете да разглеждате, да опитате или да гледате, когато сте остана за идеи за бъдещето. Той може да бъде списък с приложения, или просто документ, базиран на облак.Включете под-списък за препоръки за музика / филм / YouTube, когато имате нужда от развлечение или имате свободни десет минути.
Пишете списъци за проверка
За всяка редовна дейност, те ще спестят на мозъчно пространство. Дръжте ги за седмичния си магазин, задачи, които трябва да правите на седмична или месечна основа, както и за социални неща, които в противен случай ще бъдат притиснати към задната част на опашката. Да, обадете се на майка си.
Запазете календар
Звучи абсурдно проста, но наистина ли го правиш? Съхраняването на онлайн график на задължителните срещи освобождава ценно място в паметта, което иначе бихте използвали, като ги следите. Ако сте ангажирани с хартиена версия, често го правете с телефона си.
Правете вземане на решения
Да бъдеш безскрупулен е трудно в началото, но щом се захванеш с претоварване на информацията, работа с имейли и използване на контролни списъци, ще бъде лесно. Придържайте го - наградите ще си заслужават.
Бъдете по-продуктивни
Старият Ви списък със задачи е обречен. "Просто не е достатъчно да ни дадем гъвкавостта да управляваме различните нива на сложност, с които се сблъскваме в нашата работа - от незабавни действия до такива неща, които бихме могли да правим, до по-широки задачи на ниво проект", казва Allcott. "Една от причините, поради които стандартните списъци със задачи не работят, е, че често се опитват да направят това, което трябва да разделите на два или три различни списъка." Ето и новата ви многопластова версия.
Списъкът на проектите
Проектът е всяко произведение, което изисква повече от няколко крачки, за да завърши. Получаването на нов телефон, да речем, не е само едно нещо: това означава изследвания, сравнения на цените, пазаруване и телефонни разговори. Вашият списък с проекти трябва да е за неща, които не е нужно да правите ежедневно, но ще ви трябва напомняне, за да проверите дали напредвате - може би веднъж седмично. За всеки проект решете какъв изход искате да постигнете и как ще измерите успеха преди да го напишете.
Списъкът с главни действия
Това е най-големият ви и най-динамичен списък и трябва да съдържа всяко действие, което може да направите точно сега за всеки проект, на който работите. Бъдете по-специфични, отколкото общи: "репетирайте проекто-представянето и решете окончателните промени" е по-добре от "крайното представяне", например. С изпълнението на този списък винаги ще сте наясно какво да направите. Фокусирайте се върху следващото действие, а не върху това, което изисква въвеждане от други хора, преди да можете да го завършите.
Дневният списък със задачи
Това е фокусирана селекция от списъка с главни действия. "Мислете за списъка на главните действия като за гардероб, пълен с всичките ви дрехи и ежедневния списък със задачи, като нещата, които ще носите днес", казва Allcott. Запишете го в бележка след него или маркирайте няколко неща като "висок приоритет" в календара си. Вие не сте свръхчовешки, затова изберете двете най-важни неща и се насладете на инерцията да ги направите.
Крайно претоварване на информацията
Преосмислете връзката
Проверката на имейлите и социалните медии е утешителна, защото се чувства като напредък. Не е така. Първа стъпка: изключете всеки звук и графика, които ви карат да проверявате новите имейли. Променете мисленето си от "проверка" на "обработка". Всеки път, когато отваряте входящата си поща, целта ви трябва да бъде да обработвате какво има там, а не просто да видите дали нещо ново.
Използвайте Ds
Вашата нова мантра: Изтриване, Направете го сега (ако това ще отнеме по-малко от две минути, за да се справите), направете го по-късно, делегирайте или решете, че не е необходимо действие, но може да бъде подадено - за да провери дали някой друг го е проследил.
Настройте имейл "ред смърт"
Преместете всеки имейл на повече от шест месеца в собствената си папка. Добавете време в календара си за шест седмици в бъдеще и ако не сте се нуждаели от тези имейли дотогава, изтрийте ги. Аналогично, създайте филтър за изтриване на имейли от хора, които са напуснали фирмата Ви.
Не обсебвайте под-папките
Нуждаете се само от три действия: действие, четене и чакане (добавете @, ако е необходимо, за да останете в горната част на папката на имейл адресите). Действието е за неща, които се нуждаят от действие, което ще отнеме повече от две минути. Четенето е за по-дълги имейли, на които ще трябва да стигнете в крайна сметка. Чакането е за имейли, където чакате някой друг да направи нещо - и къде искате успешно приключване. Ако не ви е грижа, не ги притеснявайте да ги проследявате.
Затъмнете
Сега, когато сте по-организирани, отколкото да проверявате електронната си поща, когато пожелаете, направете го в определено време. Един възможен подход е 50-50 - бързо сканиране на входящата поща на сутринта, а след това не емайл до следобед, когато можете да отидете all-out.Друга възможност е да зададете три редовни часа: рано сутринта, обяд и края на деня, например, или ако сте в особено реактивен бизнес, разпределете десет минути веднъж на час, на час.
Фокусирайте вниманието си
Забравете управлението на времето. В информационната ера, когато вашето внимание е по-важно. "В" работещи на знанието "работни места - които всъщност са единствените работни места, които се противопоставят на автоматизацията - вие сте едновременно шефът и работникът", казва Allcott. "Вие сте отговорни не само да вършите работата, но и да решите какво е работата и да решите дали да реагирате на нови вложения, като промените приоритетите си." Резултатът: конфликт, нерешителност и отлагане, тъй като е трудно да се знае кога "шефът "Или" мисленето "завършва и започва" работник "или" прави ".
Разберете вниманието
Това е по-ограничен ресурс от времето. Лесно е да се признае, че вниманието ви е неуспешно, ако сте в Twitter в продължение на шест часа на ден, но ако изразходвате 80% от вашето внимание на срещи, тогава не се учудвайте, ако не обърнете внимание на други неща. Мислете за вниманието, а не за време, като новата си валута и я разделете на проактивни, активни и неактивни фази. Стремете се да направите най-добрата си работа по време на вашите прояви на проактивност и да запишете грубия труд за неактивно време.
Изгответе графика си
На хартия начертайте средния ден: начални и крайни времена, почивки и всяка работа, която вършите преди или след работните часове. Изготвяйте си, когато сте най-внимателни или бавно - сте бавен стартер или бавен след обяд? Запишете всички изненади и изработете най-доброто време, за да направите сложни или трудни задачи. Не губете най-продуктивните си време, преследващи фактури и сменящи се принтерни касети.
Мислете "режима на шефа" и "режима на работа"
Продължавайте да мислите и правите отделни и ще подобрите и двете. Планирайте ключови решения, планиране на проекти и творческо мислене за най-активното си време - веднага след първото ви сутрешно кафе, да речем. Решенията от ежедневието могат да чакат по-малко продуктивни времена и да спасят неща, като изчистване на входящата ви поща или бюро за пост-обяд мътилка.
Защитете вашето внимание
Има два основни вида изтичане на вашето внимание: вътрешни и външни. Първата е по-лесна за работа: отговорете по-скоро на имейли в поредици, отколкото при пристигането й, и разпределете часове, в които можете да извършвате интернет проучвания. Отводнителните канали за външно внимание са по-строги, но ако можете да избягате с тях, избягвайте ненужни срещи и превключвайте телефона си само в определено време, вместо да сте непрекъснато достъпни. Ако можете, работете от кафенета понякога - няма какво да правите там, освен да пиете кафе и да вършите най-добрата си работа.
Създайте "джобове за внимание"
Това означава намиране на време през деня, когато не правите нищо. Съхранявайте физически и цифрови файлове за четене - А4 портфейл и приложението Instapaper ще го направят - за да можете да се изравнят по време на престой или престой. След като това е втората природа, опитайте "списък за мислене" - поредица от важни решения, които синхронизирате с телефона си, с които можете да се свържете, когато чакате в опашката за поръчка за самообслужване.
Спри Multitasking
Мултитаскингът е глупост на 90-те години на управление. Принуждавайки мозъка ви да премине от едно нещо към друго, вие наистина просто използвате много умствени усилия по време на настроение и се дръпнете далеч от правенето (и финиширането) на нещата. Монотонното, съсредоточено върху едно нещо в даден момент, е решението.
Махни се от кабинета
"Работната ви среда може да е изпълнена с прекъсвания и шум - натиск, предизвикателство, открит и френетичен", казва Allcott. "Най-добрата ви активна работа с внимание може да се наложи да се извърши извън това място." Дисциплинирайте шефа си, като го приемете, като обясните, че трябва да работите от дома или кафене за един ден - след това се уверете, че правите част от най-продуктивната работа онзи ден.
Съберете добри идеи
Като ключови са методите за заснемане на добри идеи, без да се разсейва от тях. Поддържането на бутона "Подобно" на Twitter за неща, които искате да отнесете, е една от опциите. Използването на екранното изображение на вашия телефон или на отворен документ в Google Диск са други.
График за отлагане
Треньорите за производителност се кълнат в часовника "Помодоро", наречен след онези томометри с форма на домат, популярни в кухните от висок клас. Намерете безплатно в tomato-timer.com и го използвайте, за да планирате редовни 25-минутни парчета непрекъсната работа, с пет-минутни парчета от Twitter / Instagram / Angry Birds между тях.
Имайте по-малко срещи
Хората са социални животни, така че срещите изглеждат като продуктивно използване на времето. Също така, някои хора се наслаждават на бисквити и неефективност. Ето вашата алтернативна стратегия за управление.
Отвличане бюра
Направете срещите си един към един и изпращайте имейл с искане за разрешение да се появи от бюрото на някого. Ако те не отговорят (или ви избягват), просто се обърнете към бюрото си - ако нищо друго не искат да се отърват от вас, като намалите подложката, която прави заседания, базирани на стаята.
Опитайте MBWA
Управление-по-ходене-наоколо е строител на консенсус за хора, които не разполагат с достатъчно време: ходете между отделите на сградата си два или три пъти седмично, носейки бележник, ако е необходимо, за да заснемете всички действия или идеи, които трябва да следвате.
Помислете за небето
Проблемът с повечето срещи е, че те са съсредоточени върху детайлите, а не върху голямата картина. Когато те са неизбежни, използвайте ги, за да се съсредоточите върху въпроси като "Какво е важно тук: качество или цена?" Или "Какъв е общият подход?" След като великите неща решиха, правилните действия ще последват естествено.
Как да станем производител нинджа: Тревожи се по-малко, постигай повече и обичай това, което правиш от Греъм Алкот е на разположение сега (Icon Books, £ 8.99), купи на Amazon
