Ние всички ни харесват един стон след дълга, уморителна работна ден - но дълбоко знаем, че ако бяха малко по-добре организирани, нещата не биха били толкова лоши. Ще сме по-подготвени за изпълнените от нас задачи, по-способни да се справят с неочаквани усложнения и по-малко вероятно да се паникьосват, когато има краен срок.
Шведският бизнес гуру Дейвид Stiernholm знае и това и затова той е struktör - някой, който помага на хората да се справят с ежедневните разстройства, като им позволява да развиват положителни навици и да се фокусират по-добре.
"Красотата на структурирането е, че дори най-простите и най-малките промени често имат големи ефекти върху производителността - да не говорим за положителните емоционални и умствени ефекти", казва Stiernholm.
Той използва тези принципи в бизнеса, но те могат да се отнасят до всичко от създаването на програма за обучение до планиране на събитие или писане на книга. Следвайте плана си от осем точки, за да замените хаоса със структурата.
1. Вземете своя план на място
Подобряването на вашите навици трябва да се разглежда като проект като всеки друг. Така че първата ви задача е да вземете решение за осем половинчасови времеви интервала, когато ще работите по структурния си проект - като срещи, само със себе си. Първият слот е този, в който планирате следващите седем, така че поздравления вече сте на път!
На тази първа среща открийте начин да се възнаградите, докато напредвате в програмата. Ако има някаква притурка или нещо, което искате, направете ваучер, разделете го на осем символа и си давайте символи всеки път, когато завършите секция. Или имайте видим дисплей, на който маркирате точките. Един от моите клиенти получи кутия с извънредно големи мачове и написа една подцел за всеки от тях. За всяка цел, която постигна, тя запали мача и се наслаждаваше на чувството за постижение, докато мачът изгоря.
2. Изберете Вашия инструмент
Къде записвате задачите, които трябва да направите? Може би някои от тях са имейли, маркирани като непрочетени или маркирани, с повече за Post-It или в преносим компютър, докато още повече са в някакъв вид списък със задачи. Това е често срещана грешка. Колкото повече места имате за бележките си, толкова по-трудно ще бъде да определите какво точно трябва да се съсредоточите върху момента.
Вземете лист хартия и запишете всички неща, които трябва да направите, когато те идват в ума ви. Започнете с това, което трябва да направите днес, тази седмица и така нататък, и продължете напред толкова навреме, колкото смятате, че е полезно.
Решете къде ще продължите да изпълнявате задачите си за изпълнение от сега нататък. Няма значение дали това е цифров инструмент като Outlook или бележник или дори лепкави бележки на борда. След като всичките ви задачи са на едно място, веднага ще разберете какво трябва да се направи и кога - и че не липсва нещо критично или спешно.
3. Изяснете Вашите задачи
Веднъж работех с моден предприемач, който първоначално е бил акушерка. Един ден на майка си, която имаше необичаен обрив по корем, я посети. Моят клиент си помисли: "Наистина трябва да погледнем в това" и написа "Важно! Корема! "На лепкава бележка, като я бе поставила в предната част на медицинския протокол на пациента. След няколко дни тя установи, че записът на пациента е в купчина. Бе видяла редица други кореми и сега не можеше да си спомни какво имаше предвид. Дяволът е в детайлите при формулирането на задачи по задание.
Прегледайте списъка си и конкретно и подробно формулирайте подробностите за всяка задача. Ако за първи път трябва да направите едно нещо и след това друго, преди да можете да проверите задачата за изпълнение извън списъка, разделете я на две отделни задачи. Уверете се, че всяка задача съдържа глагол и се пазете от глаголи като "фиксирайте", "уверете се" и други двусмислени описания на това, което възнамерявате да направите - може да завършите да затъмни цял проект зад неясни фрази.
4. Създайте своите категории
Стойността на наличието на един списък със задачи е ясна. Недостатъкът е, че разглеждането на дълъг списък на вашите задачи може да изглежда преобладаващо. Това е мястото, където има добра структура: чрез категоризация ще избегнете разсейването, като видите задачи, за които нямате интерес да се занимавате точно сега и ще бъде по-лесно да се съсредоточите върху предстоящата задача.
Къде трябва физически да бъдете, за да изпълнявате задачата? Колко време ще свърши задачата? Кога трябва да бъде завършена задачата? Например, ако 20% от задачите ви могат да бъдат извършени по време на пътуването ви, ще видите само една пета от целия списък, когато го проверите във влака.
Инструментите за цифрови задачи ви позволяват да категоризирате задачи, като поставите отметка в квадратче или използвате етикети или етикети. Ако списъкът ви със задачи е във физически формат, можете да използвате писмени символи, да разделите ноутбука на секции, като използвате раздели или разделители, или просто да използвате маркировки за писане. Започнете, като изберете само един начин да категоризирате задачите си по задание и да добавяте постепенно по-нови категории - в противен случай ще възприемете този метод като труден и сложен и ще се върнете към запомнянето на нещата, вместо да ги напишете (защото " ").
5. Отделете време, за да прегледате
Неочаквани неща се случват през цялото време - и когато го правят, графиците и плановете се разбиват. Ние възнамеряваме да направим промяна и да създадем амбициозен план за това, но нещо непредвидено ни изхвърля от курса. Задачи, които по-рано се смятаха за приоритетни, може внезапно да не бъдат толкова важни, колкото по-нова, по-спешна задача.
Опасността е, че се чувствате обезкуражени вместо мотивирани и заключавате, че вашата работна ситуация е просто невъзможна за промяна.Така че трябва да направите всичко възможно да очаквате неочакваното. Вместо нова структурираща задача, помислете за този слот като "резервен" и го използвайте като възможност да се върнете назад, ако сте изостанали с някоя от предишните задачи.
6. Ловът на мелниците
Проверката на задачите от вашия списък редовно ви позволява да изпитате бързането, че сте направили още една крачка и сте постигнали нещо. Но повечето хора имат някои задачи, които остават в списъка за дни, седмици или дори месеци. Те просто седят там, ферментираха и разпалиха фрустрацията, а аз ги наричам "мелници". Всеки път, когато ги виждате недовършени, се чувствате обезкуражени и списъкът губи известна стойност. Плюс колкото повече ги слагате, толкова по-трудно е да започнете.
Намерете вашите мелници и за всеки един от тях, формулирайте следващата възможна стъпка като задача за изпълнение. Направете го малък, толкова малък, че се чувствате почти неудобно, за да го напишете в списъка си със задачи, а след това ще бъде лесно да го направите и ще бъдете на път, чувствате се мотивирани - което е много по-добре от останалото и пасивното. Можете дори да получите такъв тласък, че се чувствате като борба с един или повече всеки ден.
7. Време за усвояване
Има много места, където можете да съхранявате документи. Ако те са физически, те биха могли да бъдат в файлове за списания, висящи папки с файлове, пощенска кутия на бюрото ви или само пилоти; ако те са цифрови, те могат да бъдат на работния ви плот, на споделен файлов сървър, на USB стик или в облак … или на няколко версии на някое от тях.
Може би знаете пътя си около тях, но ако сте някога далеч или болен, никой друг няма да го направи. Другата опасност е разсейването - колкото повече файлове или купчини имаш, толкова по-вероятно е да се видиш, докато работите по друг и мислите за нещо друго, което трябва да направите.
Изберете една (или за предпочитане повече) от тези места за съхранение. След това изберете три от всичко, което съхранявате на това място. След това го занесете някъде другаде или, дори по-добре, го изхвърлете. Вие сте незабавно по-рационализирани.
Проучване, съобщено в Бизнес преглед на Харвард показаха, че в осемчасов работен ден около 70 минути се губят за разсейване. Ако можете да намалите тази загуба на време само с една десета, получавате равностойността на 3½ работни дни в годината.
8. Погледнете назад, за да погледнете напред
По този начин ще сте осъзнали много неща за начина, по който работите и ще ви даде много важен структурен инструмент: прогнозиране. Ако можете да създадете текуща практика, която работи за вас, ще можете да очаквате предстоящи събития.
Решете колко често трябва да поставите на пауза и да прегледате списъка и категориите си, кога да го направите така, че да работи най-добре за вас (в петък, за да можете да затворите седмицата и да се отпуснете през уикенда или в понеделник да започнете активно седмицата? и да планирате тези слотове. Създайте списък за проверка на това, което ще преминете по време на тях. Ще откриете, че това ви дава по-голяма свобода - което означава, че няма да бъдете уловени от непосредствени крайни срокове и ще бъде по-малко вероятно да завършите нещата в последната минута.
Супер Структуриран: Как да преодолеете хаоса и да спечелите обратно време от Дейвид Stiernholm е излязъл сега, RRP £ 12.99 (LID Publishing). Купете на amazon.co.uk
Стратегии за убиец за овладяване на вашия списък със задачи
Светът на труда се променя, според Александра Кавулакос и Кетрин Миншеу, основатели на онлайн центъра за кариери "Музата" и авторите на Новите правила за работа, Следвайте съветите им, за да ускорите прогреса на кариерата си и да намерите повече време, за да направите нещата, които обичате.
Спечелването на войната срещу времето не е свързано с изпробването на стотици онлайн инструменти, които твърдят, че помагат на професионалистите да бъдат по-продуктивни. Да, тези инструменти могат да помогнат, но основно става въпрос за преосмисляне на начина, по който използвате времето. И това започва всеки ден с начина, по който организирате задачите си.
Мрежа за заетост LinkedIn състави проучване, което разкри колко много нашите професионални списъци със задачи се нуждаят от промяна. Оказва се, че сме страхотни да изброим нещата, които трябва да направим, но не толкова добре да ги правим. Всъщност почти 90% от професионалистите признават, че не могат да изпълнят всички задачи в списъка си със задачи до края на средния работен ден. Така че, ако ви е болен да се справяте със същите застояли списъци със задачи всеки ден - и да излезете накратко - тук са четири ключови стратегии за промяна на всичко това.
1. Съхранявайте списък с задачи за задачата за един единствен майстор
Нека да бъдем честни: ако искате да получите пълен поглед върху всички задачи, които трябваше да направите за работа точно сега, вероятно не можете да намерите всичко в един списък. Вместо това, вероятно имате няколко Post-си тук, запазена версия в електронната си поща там, бележки, отбелязани в стикери на вашия компютър, а може би списък с две приложения на вашия телефон, нали? Но ако целта е да се постигне всичко, е необходимо едно място за вашите задачи, свързани с работата. Така че изберете своя метод на избор и започнете да консолидирате.
Списъкът може да бъде ръчно написан във вашия надежден плановик, документ, който съхранявате на работния си плот, приложение на телефона си или каквото и да било друго - не става въпрос за носителя, а за процеса на мислене.
Просто се уверете, че независимо от метода, който използвате, можете да добавите към списъка си отвсякъде. Това означава, че ако използвате приложение за настолни компютри, ще искате да настроите система, която да заснема досие, което се излъчва, докато сте далеч от компютъра си, като например задания, които получавате по време на среща или телефонно обаждане Спомняте си по време на пътуването до дома си, че трябва да направите утре.
Предпочитанието ни е да изпратим тези напомняния на ни имейл, след което да изтрием имейла, след като сме го прехвърлили в главния списък.Но просто ги записваме на бележки и ги преписваме във файла.
2. Следвайте правилото 1-3-5
Един от начините, по които сме трансформирали не само собствената си производителност, но и тази на целия ни екип в TheMuse.com е чрез следване на правилото 1-3-5, което Алекс разработи. Тук е същината: в който и да е ден, приемете, че можете да постигнете само едно голямо нещо, три средни неща и пет малки неща и да стесните списъка със задачи за тези девет елемента.
Звучи страшно? Е, това е, в началото. Но като това или не, имаш толкова много часове през деня и ще получиш само ограничен брой неща. Принуждаването на себе си да дадете приоритет, като създадете списъци с 1-3-5, означава, че нещата, които постигнете, ще бъдат нещата, които решите да правите, а не тези, които се случват.
Разбира се, броят на самите задачи може да бъде гъвкав. Ако прекарате голяма част от деня си в срещи, може да се наложи да намалите броя на задачите. Или ако позицията ви е такава, където всеки ден носи много неочаквани задачи и задачи, можете да опитате да оставите една средна и две малки задачи празни в подготовката за исканията на шефа си в последния момент.
Това не означава, че трябва да ограничите списъка си със задачи до девет неща. По-скоро трябва да имате два вида списъци: една голяма "кухненска мивка" изчерпателен списък на всичко, което трябва да направите в даден момент (всичко на едно място) и друго, което е по-кратко и ви дава ваши маршируващи поръчки за това, което трябва да получите направено днес.
Препоръчваме ви, преди да напуснете работата вечер, отнемете няколко минути, за да определите 1-3-5 за следващия ден, така че сте готови да ударите сутринта.
Планирането напред, както и това означава, че ще можете да провеждате по-информирани разговори с мениджъра си, когато той или тя пуска нещо ново за вас, което трябва да бъде направено незабавно, както и инструментите за повторно приоритети на другата ви работа. Например, когато изненадващата ви презентация попадне в скута ви, опитайте: "Разбира се, мога да ви го направя до 15 часа, но отчетите от Q1 няма да бъдат готови до утре, тъй като бях планирал да работя за това днес."
3. Завършете една важна задача преди обяд
Това може да е трудно, но работи. Вземете една от вашите големи или средни задачи и се заемете с първото нещо сутрин, дори преди да проверите имейл, ако можете. Повярвай ни, няма по-добро чувство, отколкото да преодолеете важна задача преди обяд.
Експерт по мотивация и автор Брайън Трейси нарича това "яде жаба ти", кимва на прочутия цитат на Марк Твен: "Яжте жива жаба на първо място сутрин и нищо по-лошо няма да се случи с вас през останалата част от деня".
Кетрин често идентифицира своите "жаби" за следващия ден - най-трудните задачи или онези, които знае, че ще се радват най-малко - предишната вечер. Това помага на психическия начин да я подготви да се справи с тях сутрин и я предпазва от това да се откаже до следващия ден, а на следващия ден.
4. Блокирайте календара си
Ако установите, че винаги надценявате колко можете да направите в един ден, опитайте да отделите време за всеки от вашите досиета в календара си, точно както бихте го направили, когато планирате срещи. След като зададете задачите в списъка си със задачи или 1-3-5, опитайте да ги планирате, като блокирате съответния период от време за всеки от тях.
Важното е да бъдете реалистични за това колко време ще взимате. Да напишеш този важен имейл на клиент може да отнеме 15 минути, например, докато подготвяш стратегията за Q1 за твоя екип, може да отнеме няколко часа.
Лесно е, но е опасно да попаднат в капана на отдаването под наем на критичните работни продукти, които да бъдат преместени на моменти, останали между срещите. Както икономистът Джон Кенет Галбрайт веднъж каза: "Срещите са незаменими, когато не искате да правите нищо".
Освен ако описанието на длъжността ви не е само за провеждане на срещи (и ние предполагаме, че не е така), блокирането на времето е чудесен начин да гарантирате, че отделяте време за реална работа: нещата, които преместват бизнеса напред и че клиентите плащат на компанията да произвежда,
Когато опитате това, уверете се също, че блокирате времето си в календара си, за да постигнете договореност по имейл, мозъчна атака или други важни задачи, които не са ориентирани към изпълнение. Ако вашите отговорности го позволяват, опитайте да блокирате час сутрин и час следобед, за да работите във входящата си поща - и след това се дисциплинирайте да не прекарвате времето между обработката на имейли, когато сте планирали да работите по нещо друго,
